Accueillir un client étranger à Dijon se joue avant son atterrissage ou l’arrivée de son train. Une prise en charge professionnelle repose sur un enchaînement simple : transmettre au chauffeur des informations exactes, prévoir la communication avec une personne qui ne parle pas forcément français et anticiper les détails qui rassurent un visiteur découvrant la ville. La gare Dijon-Ville et les aéroports d’arrivée ne pardonnent pas une indication imprécise.
Transmettre les informations du voyageur au chauffeur
Le chauffeur doit connaître le nom du client, le numéro de vol ou de train et l’heure d’arrivée prévue. Ces éléments permettent de suivre un éventuel retard et de se positionner au bon endroit. Si le client arrive par avion, indiquez l’aéroport d’arrivée et le terminal, car une confusion entre plusieurs aéroports de la région rend la prise en charge impossible.
Prévoir la reconnaissance à l’arrivée
Une pancarte avec le nom du client ou de l’entreprise évite à un visiteur fatigué de chercher son chauffeur. Convenez du nom à afficher et du lieu exact de la rencontre : hall des arrivées, sortie de la gare, point de rendez-vous désigné. Précisez si le chauffeur doit aider avec les bagages et si le client voyage avec du matériel ou des documents.
Gérer la langue et la communication
Le client ne parle pas toujours français. Indiquez au prestataire la langue du client et la personne à contacter en cas de besoin, que ce soit vous-même ou un collaborateur. Un message simple, rédigé à l’avance dans la langue du client, peut être transmis par le chauffeur ou par messagerie pour confirmer la prise en charge. Évitez de supposer qu’un simple geste suffira à se comprendre sur un point de rendez-vous.
Organiser le trajet et les informations de la journée
La prise en charge ne s’arrête pas à l’embarquement. Le chauffeur doit connaître la destination exacte : hôtel, bureau, restaurant, salle de réunion. Transmettez l’adresse complète et l’entrée à utiliser. Si le programme de la journée prévoit plusieurs étapes, communiquez-les à l’avance pour que le chauffeur puisse enchaîner sans hésitation, plutôt que de découvrir chaque arrêt au fil de l’eau.
Prévoir l’imprévu d’un vol ou d’un train retardé
Un vol retardé ou un train supprimé arrive fréquemment. Convenez avec le prestataire de la marche à suivre : le chauffeur attend-il, et pendant combien de temps, et comment est-il prévenu du nouveau créneau ? Définissez qui met à jour l’heure d’arrivée, vous ou le client, pour que le chauffeur ne reparte pas trop tôt ni n’attende indéfiniment sans information.
Préparer un itinéraire clair pour la journée
Un client étranger qui découvre Dijon apprécie un itinéraire pensé à l’avance : hôtel, rendez-vous, déjeuner, retour à la gare ou à l’aéroport. Transmettez au chauffeur l’ordre des étapes et les adresses complètes, pour qu’il puisse anticiper les trajets et les temps d’attente. Un programme clair évite les hésitations et les allers-retours inutiles.
Anticiper les besoins de base du voyageur
Un voyageur qui arrive de l’étranger peut avoir besoin d’un temps d’arrêt : un retrait, un café, un moment pour se changer. Signalez ces arrêts éventuels au prestataire pour qu’ils soient intégrés au trajet sans improvisation. Ce n’est pas au chauffeur de deviner si le client souhaite un détour, mais vous pouvez le préparer en le mentionnant.
Clarifier la facturation et la personne qui paie
Dans un accueil professionnel, la question du règlement doit être réglée avant l’arrivée du client. Précisez qui paie la course : l’entreprise, le client, ou un partenaire. Un client étranger ne doit pas se retrouver à régler une prestation que votre société était censée prendre en charge, ni l’inverse. Une instruction claire évite un moment délicat à la fin du trajet.
Ces détails, transmis en amont, donnent au chauffeur les moyens d’un accueil aussi soigné que celui d’un collaborateur de longue date, sans que le client ait à réexpliquer quoi que ce soit à l’arrivée.
Les informations à réunir pour une prise en charge professionnelle
- Le nom du client et le nom à afficher sur la pancarte.
- Le numéro de vol ou de train et l’heure d’arrivée prévue.
- La langue parlée par le client et le contact à joindre en cas de besoin.
- L’adresse exacte de destination et l’entrée à utiliser.
- La marche à suivre en cas de retard ou d’annulation.
En réunissant ces éléments, vous donnez au chauffeur de quoi accueillir votre client avec la même rigueur que vous le feriez vous-même, et vous évitez qu’un visiteur étranger se retrouve seul à chercher son nom sur un quai.